为落实2014年中国科学院档案工作会议和《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》精神，促进分院间档案工作交流，推动院属单位档案工作更加规范、有效开展，院档案馆组织实施分院档案互查工作。互查工作采取设立试点、先行先试并逐步铺开的方式不断推进。根据“中国科学院分院档案互查工作方案”要求，10月24日—27日，长春分院牵头组织了由院档案馆、沈阳分院、昆明分院、长春分院的业务骨干组成的检查组，由长春分院分党组书记甘建国带队，对兰州分院、兰州化物所、兰州近物所、新疆分院、新疆理化所、新疆生地所、新疆天文台等七家单位进行了档案互查工作。 

　　检查组本着实事求是、务实高效的原则，严格按照《中国科学院分院档案互查工作考核表》要求逐项对受检单位档案工作情况进行考核。在受检单位，检查组首先召开“首次会议”，由检查组组长介绍检查组成员并简要说明检查目的与要求，受检单位汇报档案工作情况报告。其次，检查组成员按照分工到档案库房对文书、科研、设备、声像档案等实体档案进行审查，深入机关管理部门及相关课题组调研预立卷执行情况，采取现场访谈等方式了解“一会一件”精神落实情况，在检查过程中，检查组与受检单位档案工作人员充分交流，对发现的问题进行及时沟通和纠正。现场检查结束后，检查组召开“末次会议”，检查组成员按照“一件一会”精神落实情况、科研档案质量、文书档案质量、设备档案质量、声像档案质量、附加项等模块，逐一向受检单位反馈检查结果，受检单位档案工作主管领导进行表态发言，检查组做工作总结，提出下一步工作建议。 

　　在为期四天的分院档案互查工作中，检查组深深感受到兰州分院、新疆两分院系统各单位档案工作主管领导对档案工作的高度重视以及一线档案人员的工作热情，各受检单位档案工作总体情况良好：能够认真学习并采取多项措施贯彻落实“一会一件”精神；档案工作组织机构健全；重视专兼职档案工作人员配备；各部门及相关人员的档案工作职责分工比较明确；档案工作制度体系较为规范；注重档案工作的资源保障；制定并有效地实施了年度档案工作计划。通过检查发现很多好的做法值得全院各单位推广和学习。同时，检查组也发现了一些制约档案工作发展的共性问题：一是档案工作人员队伍相对不稳定，专、兼职档案工作人员变动较为频繁以及培训不及时等问题影响了档案工作质量；二是研究所科研档案质量相对较弱，整理不规范、著录不准确；三是档案库房普遍缺乏安全保密风险评估机制。 

　　分院档案互查工作是院档案馆创新档案管理工作的一次有益尝试，目的是督促改进和完善档案工作管理体系，建立健全科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系、服务科技创新的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系，深化档案工作能力建设，努力培育良好的档案管理文化，全面提升档案工作水平与服务能力。为更好地完成本次互查工作任务，长春分院前期做了大量的准备工作，包括：提前联系相关受检分院，下发互查工作通知，收集文书档案、科研档案目录等相关材料，在初步调研的基础上形成长春分院档案互查工作方案。在互查工作结束之后，检查组将根据各单位档案工作实际情况形成报告反馈给各受检单位以便整改，并将本次互查工作的总体情况形成总结上报院档案馆。本次跨区域的档案工作互查发挥了分院间相互学习交流和借鉴的作用，实现了分院间交流、沟通的效果，达到了相互促进、共同发展的预期目的。 

兰州分院检查现场

近代物理所检查现场

兰州化学物理所检查现场

新疆分院检查现场

新疆天文台检查现场

新疆生地所检查现场

新疆理化所检查现场